Asociaţia Obştească "DEMOS"

Ajutorarea aproapelui inspiră!

În ajutorul directorului executiv: Nomenclatorul documentelor interne ONG

9 ani de activitate în funcţia de director executiv al Asociaţiei obşteşti „Demos” e timpul în care am învăţat această muncă deloc uşoară de la colegii din ONG-urile naţionale cu experienţă, de la părinţii mei (mama – director al instituţiei preşcolare, iar tatăl – jurist). Însă multe lucruri le-am intuit şi le-am dedus din experienţa personală, bucurându-mă de aprobarea auditorilor şi monitorilor proiectelor asociaţiei.

Ştiu cît e de dificil să faci primii paşi, coordonând o organizaţie necomercială. Dar se confruntă cu dificultăţi şi directorii mai experimentaţi. Se întâmplă uneori ca o asociaţie cu merite deosebite în realizarea proiectelor să aibă un cadru de funcţionare ca şi organizaţie necomercială rigid. Am căutat în mai multe surse, am consultat experţi în managementul ONG din Moldova şi România, dar toţi mi-au spus că un nomenclator al documentelor interne ONG nu există.  Anume de aceea am încercat să-l elaborez eu. Îl propun atît pentru ghidarea directorilor novici, cît şi pentru a fi completat de cei mai tari ca mine în materie de management ONG.

Deci, haideţi să vedem, ce s-a primit la mine cu listarea atelelor necesare funcţionării în limite legale a unei asociaţii obşteşti. Le-am diviza în două blocuri: Documente de constituire şi Documente de organizare internă.

Documente de constituire

  1. Statut
  2. Proces verbal de constituire ONG
  3. Lista fondatorilor
  4. Certificat de înregistrare a denumirii asociaţiei
  5. Cerere cu privire la înregistrarea statutului (copie cu numărul de înregistrare a organului de înregistrare)
  6. Certificat de înregistrare a asociaţiei eliberat de organul de înregistrare (Ministerul Justiţiei, în cazul asociaţiilor naţionale; Consiliul raional sau local, în cazul asociatei regionale/locale)
  7. Adeverinţă privind fabricarea ştampilei, eliberată de firma autorizată pentru acest gen de activitate
  8. Contract de locaţiune a sediului sau Scrisoare de garanţie privind acordarea sediului cu anexe (de exemplu, în cazul locaţiunii cu o persoană fizică: buletin de identitate a persoanei fizice, extras din Cartea de imobil a locuinţei
  9. Decizia privind înregistrarea asociaţiei
  10. Certificat de atribuire a codului fiscal, eliberat de Inspectoratul Fiscal de stat

Notă: în cazul în care pe parcursul activităţii ONG au fost produse modificări în documentele de constituire, de exemplu, modificări în statut sau reînregistrarea asociaţiei, documentele iniţiale se păstrează de rând cu cele modificate.

Documente de organizare internă

  1. Proiect instituţional
  2. Plan bugetar anual
  3. Politica de contabilitate, reactualizată şi aprobată anual prin ordinul directorului executiv
  4. Registrul membrilor ONG
  5. Registru de ordine (în cazul asociaţiilor cu un număr mare de angajaţi pot fi 2 registre: Registru de ordine „Resurse umane”, Registru de ordine „Activitatea de bază”)
  6. Registru „Dispoziţii” (de exemplu, în cazul asociaţiilor care gestionează mai multe centre sociale, în care prin dispoziţia directorului centrului social se transferă beneficiarii de la un manager de caz la altul)
  7. Regulament cu privire la funcţionarea centrului (în cazul în care asociaţia are în componenţa sa unul sau mai multe centre, fiecare dispune de un regulament de funcţionare, aprobat prin decizia Consiliului Local)
  8. Mapa cu procese verbale ale Adunării Generale
  9. Mapa cu procese verbale ale Consiliului administrativ
  10. Mape cu corespondenţă „Documente Intrare”, „Documente Ieşire”
  11. Manualul personalului:
  • Regulament de ordine interioară a funcţionării asociaţiei (ROIF)
  • Registrul de evidenţă privind luarea de cunoştinţă a angajaţilor cu ROIF
  • Ordin cu privire la aprobarea schemei de personal
  • Schema de personal (organigrama)
  • Orarul concediilor anuale ale personalului angajat
  • Fişele de post ale angajaţilor
  • Contract individual de muncă (model)
  • Acord de modificare a Contractului individual de muncă (model)

   12.  Documente Protecţia muncii:

  • Registrul Instructaj introductiv general de protecţie a muncii
  • Registrul Instructaj protecţie a muncii la locul de muncă
  • Plan anual al activităţilor de protecţie a muncii
  • Lista instrucţiunilor de protecţie a muncii şi instrucţiunile respective
  • Mapa „Angajarea personalului” cu procesele verbale ale concursurilor de angajare, dosarele candidaţilor la funcţiile expuse la concurs

  13.   Dosare personale ale angajaţilor:

  • Fişa personală
  • Cerere angajare
  • Ordin de angajare
  • Cereri şi ordine ce vizează activitatea angajatului
  • Contract de răspundere materială integrată (pentru director executiv, contabil, administrator, asistent social /în cazul în care operează cu ajutor financiar pentru beneficiari/ etc.)
  • Contract Individual de muncă
  • Acord de modificare a Contractului individual de muncă
  • Fişa postului
  • Copia buletinului de identitate
  • Copia cardului CPAS
  • Copia diplomei de studii
  • Diplome şi menţiuni

  14.   Documente la safeu:

  • Documente de strictă evidenţă contabilă
  • Carnete de muncă
  • Carnete medicale

Sper ca acest nomenclator să fie util tuturor celor interesaţi, iar pe colegii mai versaţi în managementul ONG  îi îndemn să vină cu propuneri de îmbunătăţire a acestuia.

Liliana Samcov,
director executiv al ONG „Demos”, Edineţ.

18/06/2009 - Posted by | Ştiri

8 comentarii »

  1. Te salut, Liliana.
    Ma bucur sa citesc cite ceva de la tine.
    Aceste lucruri demult ne framintau, chiar si la trainingurile noastre. Eu tot am elaborat un nomenclator si ma bucur ca aproape toate elaborate de tine coincid ca sens cu cele elaborate de mine. Sunt necesare pentru orisicine cu experienta si fara.
    Ce mai faci, cu ce te ocupi?
    Eu activez mai mult cu organizatia raionala impreuna cu Beznitchi. Ne reuseste foarte bine.Imi pare rau de un lucru: ceea ce am facut mult si bine pentru centru se distruge complet (este in interesul cuiva). Cineva s-a exprimat:”Cind era d-na LB era viata,iar acuma nu mai intelegi ce-i acolo”.Ei, bine, adresa mea e tot aceea. te salut si ma bucur de succesele tale.
    Cu respect, Liuba Balan.

    Apreciază

    Comentariu de liuba Balan | 18/06/2009 | Răspunde

  2. multumesc pentru sfaturi. demult cautam asa informatie. ma intereseza mult domeniul ong desi sunt noua aici va rog sa mai scrieti pe teme de management ong.

    Apreciază

    Comentariu de Maria | 18/06/2009 | Răspunde

  3. salut, Liliana!
    multumesc, este o informatie utila,
    succese in continuare!
    cu respect , Valentina

    Apreciază

    Comentariu de valentina | 09/10/2009 | Răspunde

  4. Salu Liliana, desi nu te cunosc, consider ca activitate pe care o desfasori este una benefica pentru intreaga societate, mult succes pe mai departe

    Apreciază

    Comentariu de Adriana Rosca | 30/11/2009 | Răspunde

    • Multumesc, Adriana, nu este doar meritul meu, ci a intregii echipe de profesionisti ce munceste cu multa abnegatie 🙂

      Apreciază

      Comentariu de Liliana Samcov | 14/12/2009

  5. asociatia producatorilor de produse traditionale aradeanca va multumeste..dir.exec.micle traian

    Apreciază

    Comentariu de micle traian | 19/10/2010 | Răspunde

  6. Vă mulţumesc mult pentru acest nomenclator, ma ajutat enorm. Succese în activitatea profesională şi în toate celelalte.

    Apreciază

    Comentariu de Kirill | 28/07/2011 | Răspunde

  7. Multumesc mult pentru acest material doamna Liliana Samcov, e ceea ce ma interesa de ceva timp. Succese echipei dumnevoastrea pe mai departe.
    Cu mult respect S. Moldovan

    Apreciază

    Comentariu de Moldovan Sergiu | 12/03/2012 | Răspunde


Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile tale sau dă clic pe un icon pentru a te autentifica:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare /  Schimbă )

Fotografie Google

Comentezi folosind contul tău Google. Dezautentificare /  Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare /  Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare /  Schimbă )

Conectare la %s

%d blogeri au apreciat: